Etwas, das dem Werkstattprogramm Regio_LG lange gefehlt hat, war eine Warenwirtschaft. Zum einen, weil man bei Regiobus den Aufwand gescheut hat, alle Artikelbestände digital aufzunehmen und betriebsübergreifend zu vereinheitlichen, zum anderen weil der gelebte Prozess mit Lagerkarten viele Jahre gut funktioniert hat. Allerdings bleibt die Zeit nicht stehen, und die Schwächen des alten Verfahrens wurden immer deutlicher, wenn Werkstattabläufe und Lieferantenprozesse immer digitaler werden und auch die Finanzbuchhaltung in kürzeren Abständen genauere und aktuelle Zahlen haben möchte.
So wurde daher in 2021 in mehreren Workshops der für Regiobus passende Ablauf im Betrieb und in der IT erarbeitet und verabschiedet und dann in 2022 umgesetzt. Im Frühsommer 2022 kam die nötige Erweiterung von Regio_LG 4 zur Erfassung der Lagerbestände in den Einsatz (wahlweise am PC oder Tablet). Zuvor wurden die letzten „Excel-Inventurlisten“ aufbereitet und als Artikelbasis eingespielt. Wie zu erwarten traten viele Datenfehler und doppelte Datensätze in Erscheinung, so daß eine zeitintensive Aufarbeitung dieser Listen bevorstand. Dazu wurden in Regio_LG viele Sonderfunktionen für das Data Cleansing eingebaut. Es sollten alle Betriebe fortan die gleichen Artikelbezeichnungen und Nummern verwenden; wir führten dazu bei Regiobus eine eigene 5-stellige Artikelnummer ein und druckten neue, kleinere Lagerkarten mit QR-Code und ohne händische Beschriftung. Für eine Übergangszeit von ein paar Wochen steckten nach und nach in immer mehr Kästen zwei Lagerkarten (alt und neu), bis alle Artikel korrekt erfaßt waren.
Dann wurde zum 01.10.2022 eine Zwischeninventur durchgeführt und dabei gleich die alte Lagerkarte gescannt und aussortiert. Auf den alten Lagerkarten steckt ja noch die Information über den Teileverbrauch der letzten Jahre, also haben wir kurzerhand diese ca. 8.000 Karten digital archiviert und im Artikeldatensatz per Mausklick abrufbar hinterlegt. So kann man bei einer Nachbestellung besser abschätzen, wie oft der Artikel wirklich verwendet wurde. In der Übergangszeit hat das auch die Akzeptanz bei den Nutzer erhöht, weil ein Stück Vergangenheit auch im Neuen steckte.
Nach der Zwischeninventur konnten nun die neuen Lagerfunktionen voll genutzt werden. Betriebsübergreifend kann heute jeder Werkstattmitarbeiter oder Lagerist sehen, welche Menge noch an welchem Standort vorhanden ist, den Einkaufspreis und Verbrauch prüfen, oder bei einem Rückruf sehen, welche Fahrzeuge ggf. betroffen sind. Material kann per QR-Code bequem nachbestellt oder auf den Auftrag gebucht werden. Die letzten drei Monate des Jahres 2022 waren quasi ein Probelauf im Echtbetrieb. Eine Inventur (wie die zum Jahreswechsel auf 2023) geht nun mit Tablet und Barcode-Scanner deutlich schneller als vorher.
Heute, am 11.01.2023 hat die Werkstatt die erste Jahresinventur der 5 Werkstattlager an die Finanzbuchhaltung digital (aus dem Datenbestand von Regio_LG) übergeben.